Detaliści, producenci i dystrybutorzy coraz częściej poszukują i wdrażają skalowalną i elastyczną technologię zarządzania dostawami, aby nadążyć za wzrostem skali sprzedaży w kanale e-commerce.
W dzisiejszym świecie e-commerce utrzymanie lojalności klientów nie jest łatwym zadaniem. Większość konsumentów zdecydowanie deklaruje „Chcę tego, tu i teraz”, a gdy nie widzą deklaracji realizacji swoich oczekiwań „dwoma kliknięciami myszki” przenoszą się do konkurencyjnej oferty. Firmy, chcąc sprostać oczekiwaniom muszą zapewniać taki sam poziom komfortu, jakiego klienci oczekiwaliby w życiu osobistym, w innym przypadku ryzykując utratę zamówień. Ponieważ świadomość oczekiwań klientów jest jasna dla sprzedawców detalicznych, producentów oraz dystrybutorów, obecnie coraz więcej z nich zaczyna poszukiwać narzędzi, które zapewnią poprawienie szybkości, zgodności i niezawodności dostawy przy jednoczesnym obniżeniu kosztów własnych oraz skalowalności rozwoju przedsiębiorstwa.
Automatyzacja i skalowalność procesu wysyłki
Wbrew powszechnej opinii logistyka dostaw to jeden z najczęstszych problemów, z jakimi borykają się firmy, w sytuacjach szybkiego rozwoju sprzedaży. Idąc wzorcem Amazona, coraz więcej firm zaczyna poszukiwać przewag konkurencyjnych w zróżnicowanej ofercie dostaw, zwielokrotniając ilość procesów, decyzji i być może dostawców usług logistycznych. Wprowadzenie nowych form dostaw, które mają sprostać oczekiwaniom konsumentów to równie często wzrost kosztów nie tylko samych usług zewnętrznych ale przede wszystkim kosztów wewnętrznych wynikających z procesów i wiedzy personelu, koniecznych zmianach informatycznych na komunikacji z odbiorcami kończąc.
Z tego względu firmy każdej wielkości zaczynają aktywnie poszukiwać rozwiązań, umożliwiających automatyzację procesów, gotową integrację z przewoźnikami ale również z systemami WRP/WMS lub platformami sklepów internetowych, ale również najwyższą możliwość skalowalność wysyłki w każdym okresie przy wykorzystaniu jak najniższych możliwych kosztów wewnętrznych organizacji.
W tym miejscu z pomocą przychodzą gotowe systemy zarządzania logistyką takie jak Shipping Manager, które stają się nieodzownym narzędziem optymalizującym proces obsługi zamówień i dostaw towarów do odbiorców w kraju i zagranicą.
Przykład wspomnianego systemu, poprzez bezpośrednią integracje z ponad 20 platformami sklepowymi takimi jak Magneto, Presta, Shoper czy WooCommerce oraz systemami ERP takimi jak Subiekt, Comarch Optima, CDN czy SAP w pełni automatyzuje cały proces obsługi zamówień. Z drugiej strony Shipping Manager jest zintegrowany z kilkudziesięcioma przewoźnikami pocztowymi, kurierskimi i drobnicowymi w Polsce i zagranicą. Automatyzacja odbywa się nie tylko w zakresie pobierania i wysyłania danych ale również ich przetwarzania przez system. W standardzie automatyzacji zapewniona jest opcja wskazania najlepszego przewoźnika według kryterium kosztu dostawy, czasu przy uwzględnieniu charakterystyki towaru (wagi i wymiarów), skuteczności dostawy (czas dostawy, kraj i strefa) jak również wydajność przewoźnika terminowości dostaw. Systemy wysyłkowe umożliwiają również nadawcom funkcje zarządzania tworzeniem dokumentów przewozowych takich jak etykiety jak również dokumentów towarzyszących, takich jak faktury, paragony lub noty i etykiety zwrotu towaru przez konsumenta. Co więcej, umożliwiają one drukowanie wszystkich wspomnianych dokumentów automatycznie po zeskanowaniu kodu EAN produktu, dzięki czemu operator aby wydrukować etykietę i dokumenty towarzyszące nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności poza zeskanowaniem kodu produktu z opakowania.
Systemy wysyłkowe takie jak Shipping Manager z powodzeniem działają również w ramach integracji z automatycznymi systemami pakującymi, umożliwiając obsługę we wcześniej wspomnianym zakresie bez udziału użytkownika lub operatora.
Całość przetwarzanych danych z powodzeniem może zostać użyta przez systemy wysyłkowe do wysłania również właściwych własnych notyfikacji SMS lub wiadomości email do odbiorcy przesyłki oraz zostać zwrócona jako informacja o przesyłce wraz z aktualnym jej statusem i linkiem do monitorowania w koncie klienta w sklepie internetowym nadawcy.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu?
Szukając gotowych rozwiązań do zarządzania wysyłka dla własnej firmy, należy rozpocząć od potwierdzenia aktualnych lub nowych sposobów dostaw oferowanych klientom. Czy odbiorcami są kontrahenci indywidualni czy instytucjonalni? Czy w kraju czy za granicą? Oczywiste odpowiedzi pozwolą ustalić przewoźnika, wybrać uniwersalnego lub specjalistycznego dostawcę a w ślad za nim system do obsługi logistyki. System wysyłkowy powinien zapewnić Ci nie tylko jak najszerszy dostęp do przewoźników ale i informację o oferowanych przez nich terminach dostaw. W dzisiejszej walce o klienta w kanale e-commerce na znaczeniu zyskuje ilość oferowanych mu w ramach koszyka sklepu wariantów i opcji dostaw. Z tego względu system wysyłkowy powinien udostępnić klientowi w koszyku sklepu dynamiczną informację o możliwych sposobach i terminach dostaw ze względu na lokalizację, w której klient chce otrzymać towar. Czołowe systemy takie jak Shipping Manager, w ramach swoich zaawansowanych funkcji „uzbrojone są” w opcję dynamicznego dostarczenie danych o możliwych terminach dostaw „do drzwi” w określonych dniach i przedziałach godzinowych (przykład poniżej), w koszyku sklepu, ze względu na kod pocztowy nabywcy.
Przykład dynamiczny wyboru czasu dostawy.
Niezależnie od wybranego przez kupującego sposobu dostawy raz wybrana opcja powinna być automatycznie przetworzona przez systemy ERP/WMS a później skutecznie dostarczona do systemu wysyłkowego i przypisanego do niego przewoźnika.
Warto potwierdzić, czy system wysyłkowy oferuje różnorodność doboru dostawcy usług logistycznych nie tylko ze względu na jego specjalizację lub ofertę usług (serwis lokalny, krajowy lub międzynarodowy) ale ze względu również na rodzaj towaru jaki sprzedaje Twoja firma.
Ilość dostępnych w systemie wysyłkowym przewoźników jest kluczowa również ze względu na możliwość szybkiej zmiany lub rozdzielenia dostawy miedzy wybranych przewoźników, w szczególności w okresowych, sezonowych wzrostach zamówień i dostaw.
Należy wspomnieć, iż dane dostępne w systemach wysyłkowych są pobierane z systemów poszczególnych przewoźników, stąd mogą wystąpić również w różnych konfiguracjach głównie ze względu na specjalizację przewoźników. Ten element jest jednym z zazwyczaj pomijanych aspektów w momencie podejmowania decyzji o wyborze systemu wysyłkowego. Fakt i sposób unifikacji danych przez system bezpośrednio przekłada się na automatyzacje i powielenie procesów, dlatego warto zwrócić szczególną uwagę właśnie na zgodność przetwarzania danych np.: w ramach tłumaczonych statusów w procesie monitoringu przesyłek.
Elastyczność systemu wysyłkowego należy również zweryfikować względem aktualnych procesów magazynowych. Czy dokumenty przewozowe tworzone są przed zebraniem towaru z półki magazynowej czy też po wykonaniu „picków” i przekazaniu na stanowisko pakowania. Idealnie, aby system wysyłkowy odznaczał się elastycznością, umożliwiając pełna “konfigurowalność” i dostosowanie procesów pod Twoją firmę a nie odwrotnie. Ewentualna zmiana w procesie powinna wynikać z decyzji biznesowej szefa logistyki firmy a nie ze względu na ograniczenia systemu wysyłkowego.
Papierkiem lakmusowym pozwalającym zorientować w zaawansowaniu rozpatrywanego przez Ciebie rozwiązania wysyłkowego są integracje z urządzeniami zewnętrznymi jak skanery, wagi lub automatyczne linie pakujące. Na znaczeniu przy rosnącej ilości zamówień jakie mają zostać wysłane będzie automatyzacja również na poziomie dostarczenia informacji na skaner magazyniera, który ma podjęć produkt z półki, automatyczny pobranie wagi lub wymiarów a w konsekwencji udokumentowanie danych poprzez wysłanie ich do systemu przewoźnika oraz sam wydruk w wersji właściwej dla odbiorcy towaru.
Ostatnim choć nie najmniej ważnym aspektem jest architektura samego systemu wysyłkowego. W wielu przypadkach rozwiązani oparte o interface webowy, ograniczające ryzyko konieczności skalowania nie musza być idealne dla twojej firmy. Należy odpowiedzieć czy dane przekazywane są bezpośrednio z systemów sklepów internetowych jak to ma miejsce w małych i średnich firmach, czy też z dane te będą pobierane z systemów ERP/WMS. W przypadku tych drugich, najlepszym rozwiązaniem jest instalacja systemu wysyłkowego opartego o własną bazę danych instalowaną analogicznie jak systemy ERP w środowisku własnym firmy. Przykładem takiego systemu wysyłkowego jest Shipping Manager 1.0, instalowany z własna baza SQL Express 2014. Wspomniana wersja pozwoli na znaczne przyspieszenie procesu przygotowania przesyłek poprzez wymianę danych pomiędzy systemami ale również na integracje z urządzeniami peryferyjnymi, jak skanery, wagi czy drukarki. Idealny system wysyłkowy powinien być przygotowany na skalowanie ilości przetwarzanych przez Ciebie zamówień, aby podążać za wzrostem skali działania twojego przedsiębiorstwa.
Dziś chyba już wszyscy zdają sprawę, że e-commerce nie będzie czekać, a właściwie „pociąg właściwie już odjeżdża”. Jego wartość stale rośnie i bardzo szybko zmienia się w dzisiejszym świecie handlu, również w zakresie logistyki dostaw. Z tego właśnie względu poszukiwanie rozwiązań skuteczniejszego zarządzania logistyką dostaw, które nie tylko przyspieszy procesy, ograniczy koszty i potrzebne zasoby wewnętrzne jak również zapewni skuteczne dostawy do miejsca i w czasie oczekiwanym przez klienta, staje się coraz ważniejszym tematem dla szefów logistyki na całym świecie. Wprost za tymi oczekiwaniami pojawiają się informatyczne rozwiązania narzędziowe, które, z pewnością warto wziąć pod uwagę w celu zapewnienia płynnego i ekonomicznego rozwoju logistyki dostaw firmy w przyszłości.